Usługi archiwizacyjne, które są realizowane przez zewnętrzną firmę muszą być prowadzone zgodnie z zachowaniem obowiązujących norm bezpieczeństwa. Dzięki temu można się zatroszczyć o ochronę danych osobowych. W związku z tym każdy właściciel firmy lub instytucji powinien postawić na prawdziwych specjalistów w branży, tak aby mieć pewność, że usługi archiwizacyjne zaspokoją jego najskrytsze oczekiwania.
Usługi archiwizacyjne – jak podejść do kwestii ochrony danych osobowych?
Bezpieczna archiwizacja dokumentów to taka, która jest przemyślana i odbywa się w zgodzie z obowiązującymi w Polsce przepisami. Konieczne może się też okazać zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zewnętrznej firmie, tak aby nie narazić się na żadne przykre konsekwencje swoich działań. Najlepiej jeśli będą to kontrolować obeznani w temacie profesjonaliści. Usługi archiwizacyjne obejmują swoim zasięgiem m.in.:
- sporządzenie ewidencji akt i brakowanie akt kategorii B,
- zakwalifikowanie dokumentacji firmowej i akt do właściwych zbiorów,
- prace segregacyjne,
- porządkowanie i oznaczanie dokumentacji,
- pakowanie i niszczenie akt.
Kluczem do sukcesu jest zaznajomienie się z podstawowymi zapisami o ochronie danych osobowych w zakresie archiwizacji akt oraz przestrzeganiu okresu archiwizacyjnego. Na szczęście czuwają nad tym doświadczeni fachowcy.
Archiwizacja dokumentacji – dlaczego warto postawić na specjalistów? Zalety
Bezpieczeństwo dokumentów to podstawowa kwestia, na której muszą się skupić właściciele firm i instytucji. Nieprawidłowa ochrona danych osobowych może grozić bardzo surowymi sankcjami, więc warto temu zapobiec i inwestować jedynie w sprawdzonych profesjonalistów z dużym doświadczeniem. Dzięki temu archiwizacja akt zostanie poprowadzona po „właściwym torze”, a po drodze nie przytrafią się żadne zbędne nieprawidłowości. Archiwizacja dokumentacji nie jest prostym przedsięwzięciem, dlatego trzeba mieć na ten temat dość szeroką wiedzę. Za każdym razem ochrona danych osobowych powinna być realizowana w oparciu o RODO. W taki sposób usługi realizuje m.in. firma Rhenus Data Office.