Nałożone na Polskę kary za brak uregulowania tematu sygnalistów wyraźnie zmotywowały ustawodawcę do działania. Zgodnie z zapowiedziami, polskie przepisy mają zostać uchwalone do końca III kwartału tego roku. Oznacza to, że przedsiębiorstwa muszą przygotować się na nowe obowiązki i wyzwania. Oto 5 kluczowych kroków, które każdy biznes musi wdrożyć, aby być zgodnym z nową ustawą o sygnalistach.
1. Jak Opracować Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych?
Dlaczego to ważne?
Po wejściu w życie ustawy, każdy podmiot zatrudniający co najmniej 50 osób będzie zobowiązany do opracowania procedury zgłoszeń wewnętrznych. Procedura ta musi określać zasady oraz kanały przyjmowania zgłoszeń dotyczących naruszeń, takich jak korupcja, mobbing, czy kwestie BHP. Ustalenie jasnych procedur zgłaszania nieprawidłowości jest kluczowe, ponieważ:
-
Zapewnia zgodność z przepisami: Brak odpowiednich procedur może prowadzić do kar finansowych oraz utraty reputacji.
-
Buduje zaufanie wśród pracowników: Pracownicy, którzy wiedzą, że mogą bezpiecznie zgłaszać nieprawidłowości, czują się bardziej chronieni i wspierani przez pracodawcę.
-
Pomaga w szybkim wykrywaniu i rozwiązywaniu problemów: Efektywne procedury zgłaszania umożliwiają wczesne wykrywanie problemów, co pozwala na szybsze działania naprawcze i minimalizowanie ryzyka dla firmy.
Jak to zrobić?
Pierwszym krokiem w opracowaniu procedury zgłoszeń wewnętrznych jest wyznaczenie osób lub zespołów odpowiedzialnych za przyjmowanie i obsługę zgłoszeń. Osoby te powinny być odpowiednio przeszkolone i posiadać wiedzę na temat procedur oraz przepisów prawnych dotyczących ochrony sygnalistów. Ważne jest, aby osoby te były zaufane i miały autorytet w firmie.
2. Jak Zapewnić Poufność i Ochronę Sygnalistów?
Dlaczego to ważne?
Jednym z kluczowych aspektów nowej ustawy jest zapewnienie poufności tożsamości sygnalisty oraz ochrona przed działaniami odwetowymi. Pracodawcy muszą zadbać o to, aby sygnaliści mieli pewność, że ich zgłoszenia są traktowane poważnie i bezpiecznie.
Jak to zrobić?
Wprowadź mechanizmy chroniące tożsamość sygnalisty. Implementuj procedury antyretaliacyjne, które zapewnią ochronę przed działaniami odwetowymi.
3. Jak Wyznaczyć Wewnętrzną Jednostkę Organizacyjną?
Dlaczego to ważne?
Nowa ustawa nakłada obowiązek, aby w podejmowaniu działań następczych uczestniczyła wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba znajdująca się w strukturze organizacyjnej podmiotu prawnego. Warto wyznaczyć odpowiedzialne osoby lub zespoły już teraz.
Jak to zrobić?
Wybierz odpowiednią jednostkę organizacyjną lub osobę do prowadzenia postępowań wyjaśniających. Upewnij się, że osoby te są odpowiednio przeszkolone i przygotowane do pełnienia tej roli.
4. Jak Przeprowadzić Konsultacje ze Związkami Zawodowymi lub Przedstawicielami Pracowników?
Dlaczego to ważne?
Uchwalanie procedur zgłoszeń wewnętrznych wymaga konsultacji ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników. To kluczowy krok, który nie tylko zapewnia zgodność z ustawą, ale również buduje zaufanie wśród pracowników. Pracownicy muszą mieć pewność, że ich głos jest słyszalny i że procedury są opracowywane z uwzględnieniem ich interesów oraz potrzeb. Konsultacje te pomagają również w identyfikacji potencjalnych problemów i zapewniają, że procedury będą praktyczne i efektywne w codziennym zastosowaniu.
Jak to zrobić?
Jeśli w firmie nie ma jeszcze wybranych przedstawicieli pracowników, należy zorganizować wybory. Powinny one być przeprowadzone w sposób transparentny i demokratyczny, zapewniając, że wszyscy pracownicy mają możliwość udziału w wyborze swoich przedstawicieli. Wybrani przedstawiciele powinni cieszyć się zaufaniem zespołu i być gotowi do aktywnego udziału w konsultacjach.
5. Jak Szkolić Pracowników?
Dlaczego to ważne?
Edukacja pracowników na temat ich praw i obowiązków pod nową ustawą o ochronie sygnalistów jest kluczowa. Pracownicy muszą być świadomi, jak zgłaszać nieprawidłowości i jakie mają prawa jako sygnaliści. Świadomość i wiedza na temat procedur zgłaszania zapewniają, że pracownicy będą czuć się bezpiecznie i pewnie, zgłaszając potencjalne naruszenia. Dodatkowo, dobrze przeszkoleni pracownicy mogą pomóc w wykrywaniu i eliminowaniu problemów na wczesnym etapie, co zmniejsza ryzyko większych naruszeń i potencjalnych szkód dla firmy.
Jak to zrobić?
Regularne szkolenia są niezbędne, aby upewnić się, że wszyscy pracownicy są na bieżąco z nowymi przepisami i procedurami. Szkolenia powinny być przeprowadzane przynajmniej raz do roku oraz dodatkowo przy każdej większej aktualizacji procedur. Nowo zatrudnieni pracownicy powinni przechodzić szkolenie wstępne dotyczące procedur zgłaszania nieprawidłowości.
Jak kancelaria Majkowicz Adwokaci może pomóc Twojej firmie?
Jesteśmy tu, aby pomóc Twojej organizacji uzyskać zgodność z rozporządzeniami, takimi jak dyrektywa UE w sprawie informowania o nieprawidłowościach czyli tzw. Ustawa o sygnalistach. A my uwielbiamy eleganckie wykresy, więc oto, w jaki sposób nasza kancelaria zapewnia spełnienie kluczowych wymagań określonych w dyrektywie:
| Wymogi: | Jak Majkowicz Adwokaci pomaga je spełnić: |
| Organizacje muszą oferować dostępne kanały zgłaszania wszystkim potencjalnym sygnalistom (w tym pracownikom i osobom trzecim) | Nasza kancelaria jest autoryzowanym dystrybutorem aplikacji Whistleblower Software, która stanowi łatwy do wdrożenia i obsługi kanał zgłoszeniowy dla sygnalistów. |
| Zgłoszenia mogą być składane w formie pisemnej lub ustnej | Sygnaliści mogą w łatwy i anonimowy sposób dokonać zgłoszenia |
| Kanały zgłaszania są bezpieczne i chronią poufność zgłaszającego | Whistleblower Software umożliwia udzielenie sygnaliście odpowiedzi w sprawie jego zgłoszenia. Oferowane przez nas oprogramowanie jest zgodne z RODO i przepisami o ochronie sygnalistów |
| Wyznaczony administrator odpowiedzialny za zgłoszenie komunikuje się ze zgłaszającym szybko i przez cały czas trwania dochodzenia | Whistleblower Software umożliwia udzielenie sygnaliście odpowiedzi w sprawie jego zgłoszenia |
Podsumowanie
Wprowadzenie nowej ustawy o ochronie sygnalistów to kluczowy moment dla polskiego rynku pracy. Przedsiębiorstwa muszą przygotować się na nowe obowiązki i wprowadzić odpowiednie procedury, aby być zgodnym z przepisami. Wdrożenie powyższych pięciu kroków pomoże firmom nie tylko spełnić wymagania prawne, ale również zbudować kulturę zaufania i przejrzystości w organizacji.
Nie zwlekaj i zacznij działać już teraz, aby Twoja firma była gotowa na nowe regulacje w okresie wakacyjnym lub wczesną jesienią 2024 roku.
Artykuł sponsorowany
